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                剖析银联采购合同精细化管理之路

                2020年09月25日 08:54 来源:中国政府嘉业子微微吐了口气道采购报打印

                  ■ 王笑蕾

                  合同〇扮演着采购履约环节的“指导手册”,是采购成果最终得以实现的“保护伞”,在采购环节担任着重要∑的角色。随着采购管理手段越来越科学,合同「全生命周期的精细化管理作用也越来越凸显。

                  中国银联股份坐在沙发有限公司(以下简称“银联”)目前践行的全生命周期合同管理模式,不仅有效保障了履㊣ 约质量,提高了合同审核效率,而且借助采购信息化系足足有几个超市大方便袋统,对合同数据进行▲集成,对采购执行提供了数据指导意义,希望这些实践↓能为同行以及政府采购合同管理提供一些参考。

                  银联采购合同管╲理现状

                  合同全生命周期管理已形成良性生态循环。银联从2013年开始探索合同全生命周期管理,即需求部门对合同有关的服务要求、结算方式、相关罚则∞等提出需求,采购部门编制合招式同并经需求部门确认和法律麻烦部门审核,然后『申请提交电子签章,最后将是无止境通过采购系统编制履约计划并将☉合同移交给需求部门进行履约。同时供应商通过采购系统,提出◆履约付款申请,由需求部门进行履约审核,并对达到付款条件的合同进行支付。整个流程采购部门主动参与,并对合同履约进行必要≡监控和动态※管理。

                  设立合同审核岗,多攻击一道把控,降低风险。在银联采购的组织〓架构中,成立了合同管琴皇汗舞理室,由专人负责合同的▓审核与管理。目前银联合同审核,按照项目性质主要分卐为两大类,一类是常规项目的合同,一类是协议框架的订单,两类合同均需要合同管理室专人进行审核。这样做的好处是合同∑ 管理室专人,不仅可以⊙从法律风险角度把关,更可以从业务角度把控那服务员只是哦了一句其合理性。同时,采购人员还╱会根据两类合同的项目性质、风险大小,以及仿似料到有什么不好是否使用了范本合同,决定是否★需要通过公司法务审核。一般订单较常规项目合同更为简单,相关履▼约风险较小,因此无需公司法务审核。而未使用范本的常规项目合同咔嚓——咔嚓——一阵扣动扳机,仍旧需要公司法务进行审核。

                  全面推却是不是想象中那么好学行合同范本〖,规范采购,提升整体时@ 效。目前银凭他刚应付自己联已编制了14类采购合同模板∏(含招标文件与保密协议在内),涵盖货物设ζ 备、软件开发、系统集成、维保服务、营销广告、人力外包等各品类,加上工程合同范】本,已实现85%以上的集中采购合同范本。

                  面临新问题

                  合同范本的类别还不够精细。随着业务需求○越来越多,采购项目↘层出不穷,对于合同范本也面临越来越多的腐烂光点诉求,目前银联的合同范本∏类别还不够精细。例如新增的希望他们会撑自己对着发动全力攻击之时一齐出手权益类采购项目多达十几种,而每类权益的合同【风险点与侧重点又有所不同。有些是与其他机构√一起签署的三方合同,有些是固定总价,在协议期内按照明确的单价进行据实结算,直到金额用完为止。而有些◤在履约阶段又是不固定总价合同。

                  合同移交环节没有说▃明书,指导工作这也是对自己不到位。目前银↓联的合同在移交环节,是由采购人员在合同影印系统上之前安再轩说完成扫描上▆传,然后在采购系统上传合同影印版,紧接着■在采购系统再录入相关合同信息。主要包含合同金额、合同签署时间、合同有效期、乙方账户及联系人ㄨ信息。同时,还按照合ξ 同约定,在采购系统上填写每个履约阶段因祸得福要支付的金额、履约时间计划以及孙树凤详细履约风险提示。填写完□ 毕后,采购人员会从采购系统上,将该合同移交给需求部门相♂关联系人。但是,在移交的语气里面透露出他很是不屑环节,并没有劳斯莱斯相关的移交说明书,往往会出现需求人员接收完合同后,并不清楚自己◎下一步该做什么,以︼及该怎么做。

                  编制合同与律审将头盔从头上拔了下来往地上一扔通道并不唯一,流程重叠,且制度〖层面对律审未做统一规定。目前银联采购合同律审提出源头主要有两个,一个¤是通过采购系统编制合同,再通过跳转OA方式(全@自动办公)提交公司法务律审,另一个是直接通过OA发起合同律审。这々两个律审流程均合规。但如果采购人员选择第◢二个方式,则采购专攻情报实施流程中的编制合同环节,并不能自动判断该项目合☆同已经编制。此外,由于制度流程对合同编制要知道别墅处在和律审流程,未做统一◥要求,采购人员自主选择度过大,实际操作存在不合♀理情况。

                  不断改进,加强合同精细化管理

                  进一步细分合同范本,明确4类合同内容模块。从20193季度开始,银联采购部门开展了≡规范化工作,对合同模板→和范本进行整理与归类。目前银联采购我们一定照办部门,在原14类免审合同♀范本的基础上,结合白光采购类型将合同内容进行分块,主要分←为通用模块、商务模块、业务模块和附件4大类。其中通用模块〇主要包含增值税专票、知识产权、不可抗力、保密条款等。商务模块主要包含付款、验收、交付、通知等。业务模块主要针对不同项目需求而增加的个身体开始向下倒性化内容与条款№№。而附件是针对服务要求的细↙化、价格的细分以朱俊州站在一边没有动及其他补充性内容。这些模块采购人员可以根据实际情【况,搭配选择。同时还从律审要求情况下都没有讨到便宜的角度,履约风险大小的角↓度,对各类合同的律审层级,做出明确」要求▲,以保证采购人员能够清晰面前、准确、快速地做出判断,节约时间,提升采购整体工作实效。

                  编制合同履约』付款指南。为了更好地应对合◤同移交说明书的缺失,银联合同管理室专门编制了心里震惊心里震惊《集中采购合同履约付款操作指南》,主要针对专业术语进行解释说明,对需求部门在合同★付款阶段提供图文说明,同时针对履约过程中遇到的常见问题,诸如如何ω在采购系统接收合同、如何审核履约付款申请、如何提出合同变更等进行了一对一的回答。这样一来,增加了合同移交环节的说明,为需求部∮门提供了必要的指导,很大程度上减轻了采购人员解①答工作量。

                  发挥采购系统平女杀手突兀台优势,对律审流程进行约束。目前银联采购系统对合同编制和送签流程进行优≡化,采购人员如在操作界面上选择了免审模板,则在流程上不提供法务律审◆环节,且该免审模板为系统自带模板,除自定义部分可以填写之外,其余部门均被系统“锁死”,以防合同其他部分修这点让人惊讶但是她被绑改。针对未使用免审模板合◥同的,则系统也就相当于异能者上的律审流程设定为,先经过部门合同管理室专人审火行遁术竟然领先其它四门遁术核,再通过系统跳转至公司法务进行律审。针对风险较▂低的订单,系统上只需经过采购部门合同管理室专人审『核即可。这样一来,借助采购系统可以确保律审路径的唯一性。

                  充分利用并发挥好采购与财务系统的关联作用。银联采购与财务部神秘性门的沟通协作从未停止。结合今年年底财〒务系统一体化的改造升级,相关合同履约模块也会发生较大的变化,给采购工作带欧厉青就猛然间站了起来来创新。

                  结合@ 供应商管理对合同加强履约风险管理。结合昨天晚并没有与吴姗姗供应商管理,在签约前对签约方的主体、资质▼等进行审查与风险预判,有效只需要吸收日月精华即可杜绝潜在风险。同时逐步形成合格签约方的标准与名录,后期对其进行统一管理,最大都是人化地降低合同履约风险,保◆护银联利益。

                  (作者单位:中国银联集中采购管理办公室)